DOCBOX® PROFESSIONAL – Das DMS, das alle begeistert

Ab sofort neu:

Wir haben unser Portfolio rund um das Thema Fax erweitert und möchten Ihnen dieses gerne vorstellen.

DOCBOX® PROFESSIONAL – Das DMS, das alle begeistert

Archivieren Sie automatisch und ohne administrativen Aufwand all Ihre Geschäftskorrespondenz wie Belege, Schriftverkehr, Faxe, Verträge usw.. Eine leistungsstarke OCR Engine wandelt alle Unterlagen in durchsuchbare Dokumente und legt diese revisionssicher in der DOCBOX® ab.

Das modular aufgebaute DOCBOX® DMS System bietet Ihnen ein breites Leistungsspektrum rund um das Thema Dokumentenmanagement und Dokumentenarchivierung.

Wenn Sie also ein Dokumentenmanagementsystem suchen, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, dass es jederzeit an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann, sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig.

Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität, das sind die herausragenden DOCBOX®-Attribute. Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® lässt sich flexibel anpassen und wächst mit Ihren steigenden Anforderungen.

Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

egsSoft GmbH
Neuenhausplatz 73
40699 Erkrath
Tel  0211-209965-0
Fax 0211-209965-65
info@egssoft.de

Zusatzmodule der DOCBOX®

Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Stempel

Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst erstellen, wie beispielsweise „gebucht“, „bezahlt“ etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer, der gestempelt hat, ausstatten.
Stempel Zusatzmodul Datenblatt

Notizen

Das DOCBOX® Modul Notizen versetzt Sie in die Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mitgespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert. Die Revisionssicherheit bleibt in vollem Umfang erhalten.
Notizen Zusatzmodul Datenblatt

Wiedervorlagen

Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Damit unterstützt die DOCBOX® Ihren Workflow und hilft Ihnen, wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente zu erledigen. Wiedervorlagen sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Termine werden nicht vergessen und fristgerecht eingehalten. Ihre DOCBOX® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge.
Wiedervorlage Zusatzmodul Datenblatt

Mobile App

Die DOCBOX® App für iOS und Android macht das digitale Archiv und Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Egal ob Sie auf Geschäftsreise oder im Homeoffice arbeiten, Sie sind mit der mobilen App immer nahe am Geschehen. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse ist gewährleistet. Der mobile Client erlaubt es, Dokumente zu betrachten, per E-Mail weiter zu leiten sowie auf die Volltextsuche der DOCBOX® zuzugreifen, egal wo Sie sich gerade befinden.
Mobile App Zusatzmodul Datenblatt

Portable Client

Mit dem DOCBOX® Portable-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck. Ganz egal auf welchem Datenträger Sie Ihre Archivdaten gespeichert haben, Sie verfügen, auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank, jederzeit über Ihr Archiv. Den Zugang ermöglicht Ihnen eine einfach zu bedienende Client-Software, mit der Sie ohne Internetverbindung im Offline-Archiv recherchieren können.
Portable Client Zusatzmodul Datenblatt

Direktdrucker

Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie beispielsweise die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen Sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.
Direktdrucker Zusatzmodul Datenblatt

DATEV Fibu

Über das DOCBOX® DATEV Export Modul werden all Ihre Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX® archivieren, direkt zu Ihrer Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet. Versetzen Sie Ihren Steuerberater in die Lage, alle notwendigen Auswertungen bei Bedarf tagesaktuell zu erstellen, wodurch Sie die Finanzen jederzeit im Blick haben.
DATEV Fibu Zusatzmodul Datenblatt

AutoArchive

DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.
AutoArchive Zusatzmodul Datenblatt

EasyConnect

Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX® auf. Der direkte Aufruf von Belegen oder ganzen Akten aus der jeweiligen Anwendung heraus bringt erhebliche Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, Begriffe in einer Fremdanwendung zu markieren, die dann direkt von EasyConnect ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet werden.
EasyConnect Zusatzmodul Datenblatt
 

E-Mail Archivierung

Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden E-Mails. Sie selbst entscheiden, welche E-Mails Sie archivieren möchten. E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.
E-Mail Archivierung Zusatzmodul Datenblatt
 

Workflow

Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Fachanwender kennen ihre Prozesse am besten, da sie seit Jahren mit ihnen vertraut sind oder sie gemeinsam definiert haben. Der DOCBOX® Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.
Workflow Zusatzmodul Datenblatt

Die Highlights in Kürze:

Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns beantwortet.

Blitzschnell

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Revisionssicher

Wie in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme“ (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Einfach

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.